Viz též:Úvod
Všechny soubory týkající se práce programu TextSearch je možno rozdělit do dvou následujících kategorií:
Soubor workdirs.ini je textový soubor se seznamem všech dostupných databází. Každá databáze je jednoznačně identifikována jménem adresáře, v němž je zapsán soubor TextSearch.ini.
Soubor TextSearch.ini (též se jedná o textový soubor) uchovává základní nastavení jedné databáze, včetně umístění a pojmenování základních datových adresářů. Ve stejném adresáři jako tento soubor jsou většinou umístěny i podadresáře Tables, NewCD a WorkDir.
Soubor tables.sql obsahuje SQL příkazy pro tvoru databázových tabulek. Uživatel může v případě potřeby tyto příkazy modifikovat (doporučenou úpravou je pouze doplnění dalších sloupců [atributů] do tabulek, případně zvětšení textových polí). Jedná se však o zásah, který je potenciálně nebezpečný, proto by vždy měla být provedena záloha originálního souboru.
Soubor selects.sql obsahuje dotazy v jazyku SQL, které jsou programem využívány. Uživatel může v případě potřeby tyto dotazy modifikovat. Jedná se však o zásah, který je potenciálně nebezpečný, proto by vždy měla být provedena záloha originálního souboru.
Databázové tabulky - tabulky, v nichž jsou uchovávaná všechna základní data programu. Standardně je databáze tvořena tabulkami formátu Paradox (soubory s koncovkami DB, MB a PX) umístěnými v jednom adresáři Tables. Popis jednotlivých tabulek viz Databázové tabulky. Prázdné tabulky databáze mohou být instalovány společně s programem (jejich standardní umístění je v adresáři C:\ProgramData\TextSearch). Prázdné tabulky je možno kdykoli později vytvořit příkazem menu System > New database (viz System / Systém).
Soubory *.fps - nastavení pro dialog pro rozdělení textu označujícího článek v časopisu do příslušných polí databáze. Používá se v okně Explore field periodical. Viz Hlavní okno aplikace. Společně s programem jsou instalovány příklady těchto souborů použitelné pro některé časopisy z oborů biologie, ekologie a lesnictví. Standardně jsou umístěny v adresáři C:\ProgramData\TextSearch\Explore periodical.
Po instalaci programu je potřebné zkontrolovat a případně upravit umístění všech souborů tak, aby byly dostupné všem uživatelům, kteří s daty budou pracovat, což je zvláště důležité při užití novějších operačních systémů (od Windows Vista). Při přesunu adresářů na jiné místo v adresářové struktuře je potřebné upravit odkazy v souborech workdirs.ini a TextSearch.ini.
Bitmapy (soubory s koncovkou BMP, JPG, TIF, GIF) neboli rastry
Pro zobrazení rastrů formátu TIF musí být instalována knihovna Shvtif.dll. Viz též Čtení bitmap formátu TIFF.
Pro zobrazení rastrů formátu GIF musí být instalována knihovna GIFView.dll.
Standardní verze obou těchto knihoven je instalována společně s programem TextSearch.
Textové soubory (soubory s koncovkou TXT a RTF)
Ostatní dokumenty - libovolný soubor, k jehož typu je v MS Windows asociován nějaký program. Může se tak jednat například o dokumenty MS Office. Zvláštní postavení mezi těmito soubory mají soubory Adobe PDF.